Focus

L'activité poursuit son adaptation

Même vidée de ses étudiants – à l’exception des travaux pratiques* et de certains examens – l’université continue de « tourner » pour remplir ses missions essentielles. Selon quelles modalités ? Au pôle Entretien, comme dans les bibliothèques et à la Direction du numérique (DNum), chacun s’adapte au contexte et aux nouvelles contraintes. Récit d’une journée façon mosaïque, sans prétention d’exhaustivité.

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9 h A l'Institut Le Bel et au Palais universitaire

A l'Institut Le Bel, Isabelle Lavenn, du pôle Entretien de la Dali, vérifie la présence de solution hydro-alcoolique (SHA) sur les tables d'examen.
A l'Institut Le Bel, Isabelle Lavenn, du pôle Entretien de la Dali,
vérifie la présence de solution hydro-alcoolique (SHA)
sur les tables d'examen.

L’équipe du pôle Entretien de la Direction des affaires logistiques intérieures (Dali) est sur le pont depuis déjà deux bonnes heures, pour offrir un cadre agréable aux utilisateurs des locaux. En cette période d’examens, à l’Institut Le Bel, Isabelle Lavenn a fait le tour des amphithéâtres pour vérifier la présence de flacons de solution hydro-alcoolique (SHA) au bout des pupitres ; d’un spray et d’une bobine de papier sur la chaire, mis à disposition « pour désinfecter les tables ». A l’entrée des salles d’examens, des membres de la brigade sanitaire pulvérisent de la SHA sur les mains de leurs camarades : si les sprays sont bien remplis, c’est aussi grâce à la vigilance d’Isabelle, qui a vérifié les stocks dans la salle dédiée à ces équipes d’étudiants volontaires.

Au Palais U, l’ambiance est plus calme : en ce moment, Laura, Danielle, Marie-Claire et Inès ont du temps pour prendre soin de leur bâtiment historique. Accompagnées de leurs « Rolls ou Mercedes », comme elles désignent leurs chariots pour se taquiner, elles assurent le nettoyage « des bureaux, des salles de réunion et de convivialité », énumère Danielle, tout en désinfectant avec soin une poignée de porte. Elles vérifient aussi la présence de gel et de bobines aux endroits stratégiques. Les totems de distribution de SHA, à l’entrée des bâtiments, eux, sont rechargés par les appariteurs.

Qu’est-ce que la crise de la Covid-19 a changé dans le quotidien de travail de ces femmes de ménage ? « La désinfection des poignées et le nettoyage des toilettes, par exemple, on le faisait déjà avant. Mais maintenant, on a pour consigne de repasser plus souvent dans la journée », précise Danielle. Et comme les locaux doivent en permanence être aérés, « on travaille dans les courants d’air », ajoute la pétillante Laura. « Au début, on a eu peur du contact direct avec le virus, reconnaît-elle. Mais pas plus que tout le monde. Maintenant ça va, on est bien équipées avec nos gants et nos masques, on se sent en sécurité. » Pour l’entretien des salles de cours et des circulations (escaliers et couloirs), la petite équipe est relayée par celle de la société de nettoyage, aux effectifs bien plus nombreux.

Tous travaillent en ce moment dans des locaux tournant au ralenti : « Ça facilite nos conditions de travail, mais pourtant on préfère quand il y a de la vie, qu’on discute avec les enseignants et les étudiants. Là c’est vide, froid », regrette Inès. « Avant le reconfinement, on avait quand même trois palettes et demies de bobines essuie-main qui partaient chaque mois », rappelle leur responsable d’équipe. Lydia Tortrotau est présente aujourd’hui dans le cadre de l’une des ses « tournées » hebdomadaires des douze bâtiments qu’elle supervise (soit la bagatelle de 68 000 m2 !).

Dans la petite équipe très soudée du palais, dont les états de service se comptent en dizaines (43 ans pour la doyenne, Marie-Claire !) règnent bonne ambiance et camaraderie : « Quand l’une a une urgence pas très sympa, comme des toilettes qui débordent, on vient l’aider », assure Laure. « On fait notre travail avec amour et responsabilité, ajoute Inès. On se sent reconnues et importantes pour ce que l’on fait. »

10 h En ligne

En temps « normal », en cette heure de changement de cours, les couloirs sont embouteillés. L’université numérique, qui a pris le relais, ne fait pas exception : « Plusieurs fois dans la journée, on note des pics de charge sur nos serveurs », explique Ludovic Hutin, de la DNum. Des « créneaux noirs » à 4, 5, voire 10 000 connexions simultanées, celles d’autant d’étudiants derrière leur écran. Avec le basculement en distanciel, les outils numériques de l’université sont sur-sollicités, et ce encore plus au second confinement, du fait du calendrier universitaire.

« Au printemps, nous sous sommes consacrés à la mise en place des nouveaux outils permettant la tenue des cours en distanciel, comme Big Blue Button (BBB), et au renforcement de notre infrastructure, pour absorber la montée en charge, explique Christophe Debeire. A présent, l’accent est mis sur la configuration des outils, pour encore augmenter leur fiabilité et leur disponibilité. » Ainsi, « les mains dans le code, on développe un plug-in pour intégrer Rocket.Chat à Moodle, pour les étudiants », complète Céline Pervès. Objectif : permettre à certains échanges de passer par le tchat plutôt que par la vidéo live, et limiter du même coup ce trafic, très gourmand pour les serveurs Unistra.
« On garde aussi un œil sur nos capacités de stockage, ajoute Ludovic Hutin. Le petit bouton "enregistrement" des visios est très prisé, ce qui se traduit par 100 Go d’enregistrements vidéos supplémentaires par jour. »

Outre l’achat de matériel dédié, la DNum répond aux ralentissements engendrés par le recours tout azimut à la visio en modifiant certains paramétrages et en procédant à des ajustements en temps réel. Une veille technique est menée, afin de viser des solutions à l'état de l'art. « En répartissant les pics de charge, on parvient à réduire de quelques secondes le temps d’attente des usagers », explique Ludovic Hutin. Avec Céline Pervès, Christophe Debeire et Christelle Védrines (responsable d'application Moodle), ils mettent en commun les compétences de leur département de rattachement de la DNum* au sein de l’équipe projet Moodle.

Leurs collègues Marina Heimburger et Christophe Scherrer prennent ensuite le relais pour guider les usagers : « L’idée est de les aider à identifier et à utiliser l’outil adapté leur besoin, à l’aide de tutoriels, notamment ». Il en est ainsi de la plateforme Moodle examens, séparée de la plateforme-mère il y a quelques années, qu’il faut inlassablement faire connaître aux enseignants, afin de répartir concrètement la charge des connexions.
De fait, les outils numériques de l’Unistra ont été pensés pour des usages spécifiques, « et il faut faire passer l’idée que ceux-ci sont complémentaires, souligne Céline Pervès : Pod pour le stockage de vidéos enregistrées, Moodle comme interface, BBB pour la réunion live, le streaming pour les cohortes d’une centaine d’étudiants de cours magistraux, Rocket.Chat pour les discussions écrites, etc. »

Ce dernier outil, les équipes de la DNum se le sont approprié depuis longtemps : « Comme la grande majorité de nos tâches sont réalisables à distance, c’est notre outil numéro un pour collaborer ! », souligne Ludovic Hutin. Après avoir mis de côté les projets secondaires, « on s’est tous serré les coudes pour passer encore davantage en mode collaboratif et travailler en équipe », ajoute Céline Pervès. Ainsi, le projet de plug-in Moodle est mené en lien avec d’autres universités, notamment de Lorraine, membre, comme l’Unistra, de la « communauté Moodle ».

* Services Métiers, Infrastructures, Accompagnement aux usagers et projets

 

14 h A la bibliothèque de la Misha

Le doctorant Corentin Voisin installé à son carrel dans la bibliothèque de la Misha.
Le doctorant Corentin Voisin installé à son carrel
dans la bibliothèque de la Misha.

C’est l’heure de petite affluence à la bibliothèque de la Misha, ouverte depuis 13 h. Chaque jour, ils sont entre dix et vingt lecteurs à prendre place dans la bibliothèque de recherche en sciences de l'Antiquité. Corentin Voisin est installé à son carrel, petit emplacement réservé (et personnalisé) pour une année au doctorant qui en a fait la demande. Ici comme ailleurs, les places ont été espacées selon un quota encore plus strict qu’à la rentrée : trois chaises pour les grandes tables de six. Comme tous ceux présents dans la bibliothèque, Corentin a dû envoyer un courriel de réservation. « Je viens à peu près deux fois par semaine, ça me permet de consulter les sources que je ne peux pas emmener chez moi. »

« Pour arranger nos lecteurs et limiter le turn-over, les durées de prêt ont été prolongées et certains documents exclus du prêt ne le sont plus », précise Nicolas Roudet, responsable de la bibliothèque.

Ses horaires ayant été adaptés, la bibliothèque de la Misha est ouverte seulement l’après-midi. Contraignant, mais cela « reste préférable à la situation du précédent confinement, où tout avait fermé », estime Corentin Voisin. Il se souvient avoir emporté, avec d’autres doctorants, « des brouettes de livres » chez lui. « On a autant prêté en un jour qu’en six mois ! » se remémore Nicolas Roudet.

En ce moment, une dizaine de lecteurs viennent chaque jour retirer des documents. « Les rares qu’on nous ramène sont placés en quarantaine d’au moins 48 h. » Un fonctionnement inédit, qui a conduit l’équipe à se réorganiser : « Les demandes de réservations sont gérées en télétravail, tandis que l’équipe sur place s’occupe de la préparation des commandes de livres en "clique et collecte", le matin ». Sauf que pendant ce temps là, les cartons de livres continuent à arriver : « On a malheureusement pris du retard dans le catalogage des nouveautés… »

Quant à l’activité de formation, elle se poursuit : Stéphanie Himber est bibliothécaire et impliquée dans la formation à la méthodologie du travail universitaire des masters en sciences humaines : « Avec les collègues formateurs, nous avons formé un groupe où nous échangeons autour de nos impressions, pratiques et astuces, suite au passage des formations à distance. Par exemple, l’utilisation de sondages pour dynamiser nos séances et ainsi ne pas perdre les étudiants en route. Ça semble fonctionner ! » Elle assure aussi des permanences à la bibliothèque de l’Alinéa, ouverte le samedi : « Le week-end dernier, elle était remplie à 75 %. Le public n’est pas le même que celui de la bibliothèque de la Misha, il y a davantage de premiers cycles. J’ai noté des demandes et problèmes qu’on ne rencontre pas ici. Certains n’ont par exemple pas pu réserver leur place via l’application Affluences, tout simplement car leur téléphone n’est pas assez récent ou l'écran cassé ne leur permet pas de scanner le code. »

Elsa Collobert

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