Université

Le management au défi de la crise sanitaire

Une partie de l'équipe du Service relations Alumni en visio  avec Christophe de Casteljau, DGA Appui aux missions.
Une partie de l'équipe du Service relations Alumni en visio
avec Christophe de Casteljau, DGA Appui aux missions.

Faire passer du jour au lendemain leurs équipes en télétravail, sans y être dans la plupart des cas préparés : un sacré défi pour les encadrants de l’université, à partir du 17 mars ! Retour d’expériences dans certains services, composantes et laboratoires. Alors que l’après s’envisage déjà.

« Dans une situation si inédite et anxiogène, je ne sais même pas si on peut encore parler de management », s’interroge Agnès Villanueva, directrice du Service relations Alumni (SRA), de retour dans son bureau de l’Institut de physique. « Dans les premiers temps de la crise, je dirais plutôt que les questions prioritaires qu’on se pose sont : "Comment on va tenir" et "Est-ce que les membres de mon équipe vont bien". »

Au 17 mars, le basculement de toutes les activités de l’université dans un fonctionnement inédit s’est évidemment fait avec plus ou moins de facilité selon la taille de l’équipe, et sa familiarité ou non avec le télétravail : « Dans les laboratoires, les chercheurs sont habitués à ce mode de fonctionnement », souligne ainsi Muriel Muzet, responsable administrative d’Isis, qui les côtoie de près.

Mais aussi du degré d’anticipation. « Nous avions eu du flair, se félicite a posteriori Violaine Delarchand, responsable administrative (RAC) de l’IUT Louis-Pasteur. La semaine précédente, on a commencé à réfléchir aux activités potentiellement "télétravaillables" et les agents ont quitté l’IUT avec les équipements nécessaires. Mais on ne pensait pas que ça allait se révéler utile si rapidement ! » Même son de cloche à Isis : « Le lien permanent avec nos tutelles et les informations sur ce qui se passait à l’étranger, ont fait que dès le 10 mars, nous avons mis à jour notre Plan de continuité d’activité. Mais jusqu’au bout, on a espéré qu’on n’allait pas fermer. »

Les salons thématiques de discussion sur Discord ont notamment permis à l'équipe administrative de l'IUT Louis-Pasteur de poursuivre sereinement son travail.
Les salons thématiques de discussion sur Discord
ont notamment permis à l'équipe administrative
de l'IUT Louis-Pasteur de poursuivre sereinement
son travail.

Connexions flageolantes et matériel vieillissant

Une fois l’annonce de la fermeture physique de l’université, les difficultés les plus immédiates sont matérielles. « Connexions internet flageolantes, matériel informatique vieillissant », liste Étienne Guidat, RAC de la Faculté des langues. Dans sa composante tout comme à l’IUT Louis-Pasteur, doté d’un service informatique de proximité, beaucoup a pu se faire en interne, pour une adaptation rapide. Outre une distribution de postes informatiques, les RAC citent « la mise en place rapide de salons de discussion sur Discord » (Violaine Delarchand) ainsi que « les outils efficaces mis en place par la Direction du numérique, comme Big Blue Button » (Étienne Guidat).

Alors évidemment, quelques jours voire semaines d’adaptation ont été nécessaires. Mais tous les encadrants interrogés saluent le professionnalisme et la réactivité de leurs équipes. « Finalement, en période de crise, notre rôle reste le même, estime Étienne Guidat : permettre à l’équipe de fonctionner de façon correcte, se fixer des objectifs et les atteindre. »

Passé ce moment de flottement, d’autres difficultés se font jour : « Au fil des semaines, une certaine démotivation, lassitude s’est installée, due au manque d’interactions entre collègues », souligne Agnès Villanueva. Pour y répondre, elle propose, en concertation avec une collègue, d’instaurer un « temps de pause collectif » quotidien de quinze minutes, « l'Alum'pause ». Même stratégie à l’IUT Louis-Pasteur, avec l’ « obligation de ne pas parler boulot » lors des réunions informelles par visio hebdomadaires.

Améliorations et accélérations

Entre les réunions reprogrammées à des moments plus opportuns ou « au besoin » (Violaine Delarchand), certaines améliorations se font même jour : « Paradoxalement, on a davantage communiqué ! », s’enthousiasme Étienne Guidat. « Je me suis aussi rendu compte qu’il n’était pas toujours utile de se déplacer pour une réunion, et qu’on peut faire beaucoup par téléphone et visio ! », complète Violaine Delarchand. A l’inverse, la nécessité du travail physique a été confirmée – si besoin en était – pour le côté informel des échanges qu’il permet, parfois plus spontanés et efficaces « qu’un échange de 15 mails ! » (Étienne Guidat).

Une certitude : les demandes de télétravail vont progresser. Pour les agents comme les encadrants, cette période a constitué un test grandeur nature de l’efficacité de ce mode d’organisation. Agents comme encadrants se sont rendu compte à quel point un grand nombre de missions sont réalisables à distance (lire encadré).

Les prochains mois vont être consacrés à la recherche d’un équilibre entre présence au bureau et télétravail, mais aussi à l’expérimentation et à l’accélération des mutations : « Notre cœur de métier étant de créer du lien, tout ne peut pas se faire avec le numérique, envisage ainsi Agnès Villanueva. Dans notre plan stratégique pour l’année à venir, on réfléchit donc à des événements mixant présentiel et distanciel des participants et des intervenants, ce qu’on n’a jamais fait. » Étienne Guidat confirme à quel point cette crise a accéléré, pour son service, la marche vers la dématérialisation : « Dès cette rentrée, finie la cohue en composante pour les inscriptions pédagogiques. Désormais, tout va se passer en ligne. » La nécessité du projet de réorganisation de la scolarité, avec un premier niveau d’accueil de l’étudiant, ensuite reçu sur rendez-vous, a aussi été fortement confirmée.

N’oublions pas non plus l’accélération de la montée en compétence des agents, qu’il s’agisse de l’utilisation des outils collaboratifs (Violaine Delarchand) ou, au SRA, « de la polyvalence acquise à la faveur de notre nouveau projet des Rendez-vous virtuels quotidiens du réseau Alumni ».

E. C.

Retour d’expérience : Frédéric Dehan, directeur général des services

Passée la première réaction de stupeur, il a très vite fallu assurer la continuité des opérations vitales pour l’université, afin que soient poursuivies ses missions d’enseignement et de recherche : versement de la paie des agents, paiement des fournisseurs, traitement des attestations dérogatoires des animaliers, chercheurs travaillant sur le virus, personnels de maintenance et de sécurité des bâtiments… aux missions non-télétravaillables. Autre process à sécuriser : la signature des documents tels que marchés publics, conventions, etc.

L’occasion de se rendre compte que certaines procédures lourdes et fastidieuses, comme la gestion de la paie – confiée à un prestataires public extérieur– pourraient être allégées avec succès dans l’urgence.

L’héritage le plus durable, structurant, de cette crise, sera sans conteste la progression et la massification du télétravail. Si ses modalités d’application ont été récemment assouplies dans la fonction publique d’État, je suis favorable à une évolution devant faire l’objet d’un consensus le plus large possible et à un élargissement progressif à l’Unistra, sans prise de décision dans l’urgence. Cela doit faire l’objet d’échanges avec toutes les parties prenantes du dialogue social de l’institution, pour que ses nouvelles modalités (jours flottants, possibilité de travailler dans des tiers-lieux, aide à l’équipement versée par l’employeur…) fassent l’objet d’un accord le plus large possible. Sa mise en place doit aussi faire l’objet d’un dialogue entre chaque agent et sa hiérarchie, la démarche s’inscrivant dans un collectif de travail.

De façon plus secondaire, j’estime aussi que cette crise a été riche d’enseignements. Sur nos modes de fonctionnement et de communication, d’abord, qui ont forcément dû s’adapter. Nous échangions par visio chaque matin avec mes adjoints, point quotidien que nous avons conservé au retour au bureau. La coordination en sort renforcée. Dès le début du confinement, ont été instaurées des réunions hebdomadaires avec les chefs de services centraux, puis les responsables administratifs de composantes ont été associés une fois sur deux. Cela faisait quand même des visios à près de 70 personnes ! Mais paradoxalement, en tant qu’animateur de nombre de ces réunions « virtuelles », je me suis rendu compte qu’elles nous permettaient de mieux respecter notre timing, de cadrer la prise de parole. A nous, encadrants, d’en tirer des enseignements en termes d’ordres du jour et de listes de participants… La crise a ainsi agi comme un révélateur, de ce qui est utile et ce qui l’est moins. A titre personnel, je n’aurais pas pensé pouvoir réaliser autant de mes tâches de pilotage général à distance.

J’ajoute que si la période de confinement strict n’a pas été simple, celle du déconfinement ne l’est pas moins. Dans la continuité de la mise en œuvre des plans de reprise d’activité, l’établissement s’est donné les moyens d’assurer la sécurité de son personnel.

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