Focus

Une reprise échelonnée de l’activité

Visite de suivi de chantier dans les sous-sols de  l'Institut Le Bel pour Pauline Arth, conductrice de  travaux à la DPI.
Visite de suivi de chantier dans les sous-sols de
l'Institut Le Bel pour Pauline Arth, conductrice de
travaux à la DPI (à droite).

Redémarrée depuis le 12 mai, l’activité sur site ne concerne encore, pour le moment, que des secteurs bien précis. A compter de début juin, la porte s’entrouvre encore un peu, avec de plus en plus de situations mixant télétravail et présentiel. Avec, toujours, une priorité : garantir la sécurité sanitaire de tous.

Avec 85 à 90 % de ses effectifs maintenus en télétravail encore fin mai, ses étudiants en enseignement à distance, les campus de l’Université de Strasbourg bruissent depuis un mois d’une timide reprise d’activité. Timide, mais réelle. « C’était nécessaire pour nous de revenir sur site, notamment pour gérer les relations avec les entreprises prestataires », explique Arnaud Schmitt, responsable d'exploitation du site Esplanade Sud. Tout comme le planning de rotation mis en place pour l’intervention de ces entreprises de travaux et d'entretien sur les campus, lui et ses collègues de l’équipe technique de maintenance de proximité ont commencé par alterner les demi-journées de présence. Objectif : « Se croiser le moins possible », précise Arnaud Schmitt, qui est de retour sur site à temps plein depuis le 2 juin.

Sa collègue de la Direction du patrimoine immobilier (DPI), Pauline Arth, continue elle à alterner présentiel et télétravail : « Une journée sur site pour le suivi des chantiers de l’Institut Le Bel, de l’Institut de physique biologique à l'Hôpital civil et les diagnostics techniques du nouveau Centre sportif », détaille la conductrice de travaux au département Grands projets. Le mot d’ordre général reste en effet de maintenir le télétravail, quand c'est possible. A la Direction du numérique, ont repris en priorité « les collègues de la gestion de parc et des infrastructures mais aussi certains de l'audiovisuel et des applications », détaille Julien Dupré, directeur adjoint.

Grâce à cette organisation alternée, privilégiée un peu partout, les agents limitent les contacts, afin de minimiser les risques. Même choix à la Bibliothèque de recherche juridique : « Afin d’assurer la reprise du prêt aux lecteurs*, nous sommes deux chaque matin, du lundi au jeudi, au lieu de trois habituellement, explique Béatrice Debrie, sa responsable. Cette organisation nous permet de limiter nos déplacements depuis notre domicile. »

L'une des règles à respecter sur site est de porter un masque en présence d'une autre personne, ici dans les locaux du Collège doctoral européen.
L'une des règles à respecter sur site est de porter
un masque en présence d'une autre personne, ici
au Collège doctoral européen.

« Un sacré casse-tête »

Au Collège doctoral européen (CDE), Joëlle Hubé, sa responsable, souffle d’avoir pu retrouver son bureau : « On peut enfin s’atteler à ce qui ne peut être fait qu’en présentiel, comme transmettre les virements en attente à l’Agence comptable pour les inscriptions administratives des doctorants ou envoyer les diplômes et les attestations d’inscriptions − bien souvent, les originaux papier sont encore requis ! » Car si le numérique et la dématérialisation peuvent beaucoup, ils ne font pas tout. « Certains collaborateurs n’ont pas pu installer les logiciels de scolarité et de suivi des thèses sur leur ordinateur personnel. » Sur les quatorze membres de l'équipe du CDE, ils ont d'abord été six à revenir au bureau, « deux journées hebdomadaires pour commencer. Puis deux à quatre jours pour dix d'entre nous aujourd'hui, toujours en alternance, pour une occupation individuelle des bureaux. » Secrétaire de direction au Service de santé universitaire (SSU), Aurélie Brunstein évoque aussi son soulagement à retrouver son matériel de bureau, « l’imprimante que je n’ai pas chez moi, et le téléphone fixe, car jusqu’à présent j'utilisais mon portable personnel. Ce n’est pas l’idéal ».

Après deux mois de fermeture physique de l’université, l’heure est à la priorisation. Pour Joëlle Hubé, clairement, c’est la re-programmation des soutenances de thèses, annulées pour cause de confinement. « Impossible de se retrouver avec des soutenances qui s’ajoutent à celles déjà programmées à l’automne. » L’équipe du CDE s’est donc convertie à la dématérialisation pour celles-ci : « Dématérialisation totale ou partielle, en fonction de la présence ou non à Strasbourg du candidat et des principaux membres du jury ». Ajoutez à cela 300 entretiens à faire passer en visio pour les écoles doctorales, et vous obtenez… « un sacré casse-tête ! » Sans oublier le dossier de la prolongation des contrats doctoraux, « pour lequel nous attendons les critères du ministère. Nous pourrons nous appuyer sur l’enquête que nous avons menée auprès de nos doctorants pendant le confinement. Une chose est sûre, le présentiel nous facilite la vie, ne serait-ce que pour l’accès aux dossiers. »

A la Bibliothèque de recherche juridique, un protocole  très précis pour le retrait des documents a été défini.
A la Bibliothèque de recherche juridique, un protocole
très précis pour le retrait des documents a été défini.

Procédures d’hygiène strictes

Le quotidien que retrouvent les agents de retour sur site s’accompagne de procédures d’hygiène strictes. Béatrice Debrie détaille pour la Bibliothèque de recherche juridique, située à l’Escarpe : « Les documents réservés par courriel sont placés sur un chariot, qu’on emmène à l’entrée de l'Escarpe, car l’accès au bâtiment est fermé au public. Nous le désinfectons à chaque fois, car on s’est rendu compte que les lecteurs, à qui nous fixons des rendez-vous individuels, ne peuvent pas faire autrement que le toucher. Pour les retours, les documents seront mis en quarantaine dix jours ». Aurélie Brunstein évoque « les nouvelles habitudes à prendre, comme désinfecter le copieur après son passage ou mettre son masque lorsqu’un collègue entre dans le bureau − après s’être passé les mains à la solution hydro-alcoolique ! »

Dans tout cela, la convivialité au travail ne serait-elle pas la grande perdante ? Les salles de pause et autres locaux dédiés à la convivialité sont généralement fermés, les salariés doivent prendre leur déjeuner dans leur bureau. « Nous sommes tous contents de nous retrouver, ça fait du bien au moral ! » nuance Joëlle Hubé. Béatrice Debrie évoque aussi « la joie de retrouver nos lecteurs, ravis de pouvoir accéder de nouveau aux documents ». Arnaud Schmitt, de la DPI, abonde : « Les courriels et les appels téléphoniques, ça reste quand même impersonnel ! »

Il faut aussi se faire à une organisation plus agile, sans cesse mouvante. Les bibliothèques ont ainsi pu rouvrir le prêt, d'abord aux enseignants-chercheurs et aux doctorants, le 18 mai, puis aux étudiants de master dans un second temps, à partir du 25 mai.

Elsa Collobert

* En plus de la Bibliothèque de recherche juridique, les bibliothèques médecine, de l'Institut national supérieur du professorat et de l'éducation (Inspé) Colmar, d'histoire au Palais U, du Cardo et de la Maison interuniversitaire des sciences de l'Homme-Alsace (Misha) proposent un service de prêt à la demande, sur rendez-vous. Périmètre étendu au 8 juin : bibliothèques Portique, Alinéa, géographie, Pôle européen de gestion et d'économie (Pege), Inspé Sélestat, Arts et IUT-Pharmacie (mêmes modalités).

Mise en place des nouveaux protocoles sanitaires à l'IGBMC

L'Institut de génétique et de biologie moléculaire et cellulaire (IGBMC) a mis en place les nouveaux protocoles sanitaires recommandés par le gouvernement. Visite guidée en vidéo, sous la tutelle de Norbert Ghyselinck, qui a codirigé la mise en place des nouvelles mesures.

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