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Adaptation de la fonction financière : permettre à l’université de fonctionner

Assurer le versement des rémunérations aux  agents : une priorité autant qu'un défi.
Assurer le versement des rémunérations aux agents :
une priorité autant qu'un défi.

Dans le contexte actuel de crise sanitaire, l’établissement s’est organisé pour assurer la continuité de service. Qu’en est-il de la fonction financière ? Eléments de réponse avec André Jamet, directeur général des services adjoint aux ressources, Anne-Catherine Norberti, directrice des finances, et Alexis Warret, agent comptable.

Comment la Direction des finances (DFI) s’est-elle organisée pour assurer ses activités récurrentes (préparation du budget rectificatif, exécution des dépenses et des recettes, etc.), notamment dans sa dimension inter-services ?

André Jamet : Dès le début du confinement, la DFI, sous l’impulsion de sa directrice et de sa directrice adjointe, s’est organisée pour assurer la continuité de l’activité « à distance ». La réunion hebdomadaire sur les finances, associant le vice-président Finances, le directeur général des services, la directrice des finances, son adjointe, et moi-même se tient en visioconférence, pour valider l’organisation ainsi adaptée.

Anne-Catherine Norberti : L’enjeu premier a été d’organiser le travail à distance pour les fonctions les plus critiques. L’intervention de la Direction du numérique a permis la distribution d'ordinateurs supplémentaires aux personnels, en toute sécurité. Ensuite, la DFI s’est attachée à assurer la continuité de la chaîne « dépenses », en lien avec l’Agence comptable, afin d’effectuer les paiements aux fournisseurs. Par ailleurs, le calendrier budgétaire a subi des modifications, en accord avec la direction de l’établissement et en concertation avec la communauté universitaire. La DFI va mettre en œuvre une seule modification du budget 2020, au lieu des deux prévues, avec une présentation du budget rectificatif unique au Conseil d’administration (CA) de juillet. Cet arbitrage a été complexifié par la mise en place de reports, des ajustements de recettes et dépenses ; difficiles à déterminer en cette période de confinement.

Quels ont été les aménagements opérés, notamment pour l’organisation des commissions d’attribution des marchés en non-présentiel ?

A. J. : Le maintien des réunions de la Commission d’attribution des marchés et avenants (Cama) a garanti la continuité des achats de l’établissement. Je préside cette instance, qui comprend des représentants du personnels élus membres du CA et des représentants de l’administration. Elle se réunit en visioconférence depuis début avril, dans des conditions satisfaisantes. Le Département des achats-marchés de la DFI et le Département des contrats immobiliers de la Direction de patrimoine immobilier ont réalisé un travail remarquable pour organiser les Cama dans cette nouvelle configuration. Parallèlement, les processus de dématérialisation ayant évolué, des marchés peuvent, depuis peu, être signés de façon électronique.

Sur quoi portent les principales modifications dans la relation de travail avec la Direction régionale des finances publiques (DRFIP) Grand Est ? Comment l’Agence comptable s’est-elle organisée pour y répondre et s’y adapter ?

A. J. : La DRFIP étant le prestataire obligatoire de l’université pour la liquidation de la paie, la Direction des ressources humaines a dû s’adapter aux contraintes imposées par celle-ci. Le traitement des opérations à distance a mis quelque temps à se mettre en place. Face à l'impossibilité de transmettre les habituels mouvements de paie, le service a procédé à la création d'acomptes de substitution, pour assurer le versement des rémunérations aux agents.

Alexis Warret : Sous réserve de quelques adaptations à nos process, le paiement des fournisseurs, des missions, des gratifications et indemnités de stages n’a pas été interrompu. Le rythme de nos virements a cependant dû être adapté pour tenir compte des contraintes de la DRFIP. Des fichiers de virements spécifiques sont constitués pour deux catégories de dépenses : celles des unités de recherche travaillant sur le coronavirus, et celles à destination de nos étudiants (gratifications de stages, bourses, etc.). Ces fichiers sont pris en charge prioritairement par la DRFIP. Nos autres virements de dépenses courantes sont regroupés dans un fichier global hebdomadaire (contre deux avant période de confinement). Ce fichier est pris en charge par la DRFIP, en fonction de ses disponibilités. Depuis le début de la période de crise sanitaire et de confinement, nous avons ainsi pu générer six fichiers de dépenses courantes, représentant plus de 5 300 virements et plus de 16 millions d'euros. Des chiffres tout à fait significatifs, qui permettent à l’université d’honorer ses obligations et de soutenir le monde économique et entrepreneurial.

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