Université

L'université en période de confinement : en mode visio !

Réunion de la cellule de crise, lundi 30 mars.
Réunion de la cellule de crise, lundi 30 mars.

Déjà 39 jours de confinement et 17 jours avant le début d’un possible « déconfinement » progressif. Depuis le 17 mars, l’Université de Strasbourg toute entière est en mode « mails et visioconférences » et « plans de continuité d’activité en temps de crise », mis en place en des temps records. Tout le monde cherche à répondre du mieux possible à cette situation exceptionnelle, sans équivalent à ce jour.

Depuis le début du confinement, de nombreuses réunions de crise ont eu lieu en central : quatre en présentiel juste avant le confinement et trois en virtuel dans les deux premières semaines. Président et direction générale sont en lien permanent. Le président et l’équipe de présidence discutent par mail ou visio directement avec la rectrice, le ministère, la Conférence des présidents d’université (CPU), la préfecture, les collectivités, les organismes de recherche. Chaque matin, la Direction générale des services se réunit virtuellement.

« Depuis le début du confinement, je passe l’essentiel de mon temps en visio, raconte Catherine Florentz, première vice-présidente et vice-présidente Recherche. Malgré la situation difficile, il y a beaucoup d’énergie et d’engagement de tous les acteurs de la recherche. Nous travaillons ensemble avec nos partenaires CNRS et Inserm. » Dans la première semaine, elle a tenu à envoyer un mail personnalisé à chacun des 78 directeurs de laboratoires pour échanger sur la situation. Chaque semaine, l’équipe Recherche (vice-présidents et vice-présidents délégués, Direction de la recherche et de la valorisation) se réunit deux heures minimum, pour un point global.

Avancer sur les urgences et les dossiers non-urgents tant qu’ils ne sont pas urgents !

Côté formation, « la plus grosse difficulté est de tenir compte de l’ensemble des besoins, priorités, points de vue, explique Benoit Tock, vice-président Formation. Cela a été possible grâce à la qualité de la relation avec les directeurs de composantes, chefs de services, tous les partenaires. Il faut avancer sur les urgences et les dossiers non-urgents, tant qu’ils ne sont pas encore urgents ! ».

Pour Jérôme Castle, directeur de cabinet, qui coordonne l’action de l’équipe de présidence, « la période est particulièrement exigeante. Elle réclame beaucoup de concentration et d'efforts d'adaptation, à distance, dans un laps de temps très court, pour toute l'équipe du cabinet ». Les réunions s’enchaînent. Après une première phase de sidération, il a ressenti devoir « inscrire ces nouvelles conditions dans un temps long. A l'image d'une course de fond, réclamant une gestion de l'effort particulière ».

Réunion des directeurs de composantes, vendredi 3 avril.
Réunion des directeurs de composantes, vendredi 3 avril.

Trois objectifs majeurs sous-tendent chaque décision de la direction de l’université : permettre la protection de tous, assurer tout ce qui est possible à distance et permettre la continuité des activités prioritaires (enseignement, validation de l’année universitaire et activités de recherche liées au Covid-19).

Le Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) a été réuni quatre fois dans la période et une cinquième réunion est prévue le 30 avril. Un Conseil d’administration (CA) et un Conseil de la formation et de la vie universitaire (CFVU) se sont déroulés par réunion virtuelle, sur plusieurs jours, pour pouvoir voter. Le budget rectificatif a été reporté à un CA de juillet. Les ordres du jour suivent la situation d’urgence : plans de continuité d’activité, formation, recherche, activités support, soutien aux étudiants, vacataires. Certains sujets sont plus sensibles, compte tenu de la situation : les étudiants en difficulté, les recrutements des enseignants-chercheurs pour 2020-2021, le paiement des vacataires, les ressources informatiques disponibles ou pas.

L’investissement de tous a permis des succès importants

Depuis quinze jours, les réunions « habituelles » reprennent en visio (conseil de présidence le mardi matin, réunion des chefs de service centraux le lundi matin…). La place des sujets d’actualité y demeure essentielle. La direction de l’université a commencé à pouvoir (re)travailler sur des sujets à plus long terme, en continuant à mettre en priorité la situation d’urgence. Elle a aussi dû tenir en même temps les échéances préexistantes à la crise, comme par exemple le contrôle de la Cour des comptes. Et tout a été fait, en temps et en heure ! Trois réunions des directeurs de composantes ont eu lieu depuis le 16 mars.

L’investissement de tous a permis des succès : le versement des salaires sans retard, en lien avec la Direction générale des finances publiques, elle-aussi impactée bien sûr. Des initiatives de solidarité ont vu le jour : fabrication de gel à EASE, campagne spécifique de la fondation pour les Hôpitaux universitaires de Strasbourg et les étudiants en difficulté, vidéos sport à la maison par le Service des sports, possibilité d’écoute pour les personnels en difficultés chez eux par le Service de santé au travail. De la « petite » à la « grande » action, et sans nier les difficultés, chacun cherche à faire de son mieux, et aussi à se rendre utile, dans une situation totalement inédite.

Armelle Tanvez

La communication aussi s’est adaptée

Création de groupes WhatsApp pour communiquer facilement en temps réel, mise en place de visioconférences pour échanger et décider, démultiplication des mails pour diffuser l’information, pages spécifiques dédiées à la situation sur unistra.fr et sur Ernest : les modalités d’échanges et de communication se sont déployées rapidement en central ou dans chaque entité. Les médias Unistra se sont adaptés et s’efforcent de diffuser l’information utile aux usagers. Ils essaient de rendre compte de la situation qui évolue.

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