Élaborée par le groupe Qualité de vie au travail (QVT) émanant du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), une charte relative à la qualité de vie numérique et au droit à la déconnexion entre en vigueur au 1er janvier 2020. Outre la Direction des ressources humaines (DRH), les structures de l’université en charge des usages numériques ont été étroitement associées à son élaboration.
Courriels, SMS, notifications, sur ordinateurs fixes et portables, tablettes, smartphones, etc. Les outils numériques tiennent une place croissante dans notre vie, y compris professionnelle. D’autant plus depuis la mise en place du télétravail, il y a bientôt un an. Tant et si bien que la limite avec la vie privée devient parfois floue. « Dans la continuité logique de cette évolution, notre groupe de travail QVT, qui en est aussi à l’origine, a souhaité travailler à un texte autour de cette notion de "déconnexion" », souligne Isabelle Froussart, chargée de carrières à la DRH. Ce droit, entré dans la règlementation, fait donc son apparition à l’Unistra, dans un texte formalisé entrant en vigueur le 1er janvier prochain.
En plus de ses membres « permanents »1, le groupe QVT associe régulièrement des « experts métiers » à ses réflexions. Sur la question de la déconnexion, intimement liée à celle des usages numériques, le Service de la communication et la Direction du numérique ont été étroitement associés. Un travail commun, pour « éviter de se marcher sur les pieds » et qui « nous a permis de mettre à jour notre propre "Charte de bon usage des moyens numériques de l’université" », souligne Olivier Morisson, responsable adjoint du département Urbanisation et conseil de la DNum, « en particulier la partie relative à la protection des données personnelles ».
Bon sens
Rappel des règles de sécurité, délimitation des usages personnels et professionnels... Bien que complémentaires, les deux documents n’ont ni le même périmètre, ni la même vocation : les cinq pages synthétiques de la « Charte relative à la qualité de vie numérique et au droit à la déconnexion » forment un recueil de bonnes pratiques s'adressant aux personnels de l’Unistra uniquement ; le texte de la DNum, qui concerne tous les titulaires d’un compte dans le système d’information Unistra et décrit des responsabilités, s’apparente à des Conditions générales d’utilisation (CGU).
Doter son courriel d’un objet clair, faire attention à sa liste de destinataires, privilégier les liens de partage aux lourdes pièces jointes... Voici le genre d’items que l’on retrouve dans la charte relative à la qualité de vie numérique et au droit à la déconnexion, tout juste validée par le CHSCT. Des recommandations « pour ne pas se laisser envahir par les sollicitations numériques et ainsi garantir le bien-être des personnels », tout autant que des conseils de bon sens pour favoriser l’efficacité des communications professionnelles. On l’oublie quelquefois, mais mieux vaut parfois se lever pour discuter avec son collègue du bureau voisin. Car l’enjeu est aussi écologique, tant côté envoi que côté stockage2.
Bon outil pour le bon usage
En jeu également : utiliser chaque outil à bon escient. Ainsi des listes de diffusion, « qui peuvent être utilisées de manière trop systématique », souligne Olivier Morisson. Leur usage est toutefois amené à diminuer, remplacées peu à peu par Ernest. Faire évoluer les mentalités, c’est aussi l’idée. Ainsi l’usage du tchat (permis grâce à Partage), plus instantané et moins formel qu’un courriel, est amené à se diffuser. La charte s’attache encore à rappeler quelques évidences, comme le fait que « le traitement des courriels fait partie du temps de travail ou que les personnels ne sont pas tenus d’utiliser les outils numériques mis à leur disposition en dehors du temps de travail ». Le Pôle stratégie et transformation numériques (PSTN) propose des formations, afin de favoriser cette sensibilisation et cette responsabilisation, à tous les niveaux.
Elsa Collobert
- La mise à disposition de la charte, à compter du 1er janvier 2020, fera l’objet d’une communication ultérieure de L’Actu
1 Vice-présidente Ressources humaines et politique sociale, directeur général des services, directeur général des services adjoint aux ressources, directrice des ressources humaines, responsable du département de la gestion et du développement des compétences / correspondante handicap, chargée de carrières (DRH), responsable Service prévention, santé, environnement (SPSE), médecin de prévention, psychologue du travail, assistante sociale, secrétaire du CHSCT, représentants des personnels.
2 Le stockage de trente courriels équivaut à l’émission d’une ampoule allumée une journée entière.