Université

« Assister les services dans l’exécution de leur budget »

Aline Le Moine est gestionnaire financière au sein du Département du budget et de l’exécution budgétaire de la Direction des finances. Sa mission : assurer pour les structures de l’université le suivi et la réalisation de leurs dépenses et recettes.

Aline Le Moine et ses collègues sont une trentaine dans le pôle Organisation et gestion financières à se répartir l’exécution budgétaire de la majeure partie des structures de l’établissement. Ils remplissent une mission indispensable à la bonne marche de l’université : permettre au flux de dépenses et recettes de circuler.

Pour comprendre leur périmètre d’intervention, il faut le replacer dans le processus financier en œuvre à l’université. Les gestionnaires financiers du bureau du budget travaillent en amont, pour conseiller les services centraux et composantes dans l’élaboration de leur budget. Lorsque ce dernier est validé, il peut être mis en exécution, c’est-à-dire appliqué. C’est à ce moment-là qu’intervient Aline Le Moine.

« On ne dépense pas l’argent public n’importe comment »

Toute dépense ou recette doit faire l’objet d’un examen strict avant de pouvoir être saisie dans les applications de gestion et de facturation comme Sifac, puis validée par l’Agence comptable. « Il faut lire chaque document, vérifier que les numéros de bons de commande correspondent bien, que le prix facturé est bien celui qui avait été annoncé dans le marché, scanner les pièces à ajouter au dossier, etc. » décrit Aline Le Moine.

Vu de l’extérieur, ce processus peut sembler long et fastidieux mais cette rigueur n’est pas là par hasard : « On ne dépense pas l’argent public n’importe comment » explique la gestionnaire. Ces procédures sont d’autant plus importantes que les erreurs ont un coût : « S’il y a une erreur, le dossier devra être réétudié et ne pourra pas être traité à temps. Le retard de traitement d’un dossier peut entraîner des retards de paiement, avec des intérêts moratoires à la clé, qui coûtent de l’argent à l’université... »

Sortir la tête de l'eau

Aline Le Moine s’occupe plus particulièrement de tous les actes de l’Institut de médecine légale (structure rattachée à la Faculté de médecine) ainsi que des prestations de nettoyage et de téléphonie pour l’ensemble de l’université. C’est en partie grâce à son intervention que l'opérateur téléphonique est payé dans les délais et que la communauté universitaire peut passer ses appels en toute tranquillité. 

« Dans ce métier il faut être très rigoureux, avoir de la patience et se donner à fond » dit-elle devant l’écran où est affiché le tableau Excel dans lequel elle renseigne l’état d’avancement des 150 à 200 dossiers qu’elle gère par mois. « Parfois on a l’impression qu’on se noie mais on arrive toujours à sortir la tête de l’eau ! »

Même si la charge de travail est importante, l’ambiance dans le bureau qu’elle partage avec deux collègues au 3e étage de l’Institut Le Bel n’en demeure pas moins chaleureuse. Un peu de chaleur humaine dans un monde de chiffres.

Edern Appéré

En 2019, les finances c’est tendance !

Quelles sont les grandes dates du calendrier budgétaire ? Quelles sont les missions du Bureau facturier ? Quel rôle joue l’Agence comptable ? Vous en apprendrez plus en retrouvant un article dans un numéro de L’Actu sur deux, tout au long de 2019.

Après les métiers du numérique (2016-2017) et ceux de la Direction des affaires logistiques intérieures (2017-2018), L’Actu consacre cette année une nouvelle série d’articles aux métiers des finances. Comme les précédents, ces épisodes ont pour objectif de faire découvrir à l’ensemble de la communauté universitaire des activités méconnues, mal comprises ou parfois carrément invisibles, rouages essentiels pour faire tourner l’université.

Ça phosphore aux ateliers part... Changer d'article  La bibliothèque L’Alinéa · U2-...