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La « caverne d'Ali Baba » de la documentation électronique

Crédit photo : Catherine Schröder / Université de Strasbourg

Daphné Celet est, depuis 2017, responsable de la documentation électronique au sein du Service des bibliothèques. Sa mission consiste à gérer les souscriptions et achats des ressources numériques destinées aux membres de la communauté universitaire. Une caverne d’Ali Baba riche de plus de 65 000 revues en ligne, 100 000 e-books et 68 bases de données, disponibles via le portail des bibliothèques.

Le service que dirige Daphné Celet centralise la gestion de la documentation électronique pour l’ensemble de l’établissement. Compte tenu du volume de titres et d’abonnements à prendre en charge, elle et ses trois collègues se sont répartis les ressources par domaines disciplinaires.

L’activité du service suit un cycle annuel bien établi : la période de renouvellement des abonnements et d’achat des titres court de septembre à janvier ; la facturation, en étroite liaison avec la Direction des finances, de janvier à mars ; l’établissement des statistiques pour les remontées au ministère de tutelle, au printemps.

Au quotidien, il faut paramétrer les accès aux plateformes des éditeurs, grâce à l’aide de la Direction du numérique, ou bien encore venir en aide aux usagers qui rencontrent des problèmes pour accéder aux contenus. Le signalement des ressources sur le portail des BU et le recensement des besoins sont menés de façon collaborative avec l’aide des personnels qui travaillent en bibliothèque.

Essayer de satisfaire tous les besoins

La documentation électronique occupe une place de plus en plus importante dans les offres des éditeurs et dans les pratiques des membres de la communauté universitaire. L’objectif de Daphné Celet et de son équipe est de satisfaire le plus de besoins.

Afin d’avoir un éventail de ressources le plus large possible, certaines sont mutualisées avec les partenaires du contrat de site alsacien, ou bénéficient de tarifs négociés par le consortium national couperin.org. Ce qui n’empêche pas un goulot d’étranglement. « La demande de documentation électronique et les tarifs des éditeurs augmentent plus vite que notre budget », explique Daphné Celet. « Chaque année, il nous faut faire des choix, en commun accord avec la vice-présidence Recherche, et parfois renoncer à certaines ressources, en fonction des usages ou de l’évolution des tarifs. Heureusement, l’arrivée de l’open access permet de remédier en partie à cette problématique. »

Pour rester à l'écoute, des dispositifs de suggestions de nouvelles acquisitions ont été mis en place sur le portail des BU et dans les bibliothèques. Une commission va également être créée pour procéder aux arbitrages et au pilotage global de la documentation électronique. Y siégeront des représentants des enseignants-chercheurs par grands domaines disciplinaires, pour répondre à leurs besoins en matière de recherche et de formation, ainsi que des membres du Service des bibliothèques.

Plongée dans un millefeuille

L'équipe de Daphné Celet doit gérer de façon optimale son portefeuille d'abonnements, pour composer avec le millefeuille d’offres commerciales et de modalités d’accès différentes proposées par les éditeurs : abonnement par bouquet ou par titre, à l’année ou sur une durée plus longue, prix défini en fonction du nombre de connexions ou du nombre d’étudiants, achat directement auprès de l’éditeur ou par le biais d’un agrégateur... « Dans la mesure du possible, nous procédons à des abonnements en accès illimité, afin que toute l’université puisse en bénéficier. Mais pour des raisons de coût, ce n’est pas toujours possible. Certains éditeurs vont jusqu’à facturer à l’étudiant près les frais d’abonnement à leur service ! » indique Daphné Celet.

Même si ces contraintes peuvent paraître lourdes vues de l'extérieur, elles ne sont pas pesantes pour Daphné Celet, qui est fière de la mission qui lui est confiée et de l'importance qu'elle revêt. Durant le confinement lié à la Covid-19, l'existence de la documentation électronique s'est avérée cruciale pour que la communauté universitaire puisse continuer à travailler. « Près de 5 millions de documents ont été consultés en 2019. Je suis très curieuse de voir les statistiques pour 2020, notamment pendant cette période de confinement durant laquelle les éditeurs offraient plus de ressources en ligne. À mon avis, il y aura une hausse flagrante ! »

Edern Appéré

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