Université

« Plus la facture est conforme et plus son traitement sera rapide »

Artur François Ferreira est gestionnaire comptable au Bureau facturier de l’Agence comptable. Un millier de factures en moyenne transitent entre ses mains chaque mois et ne peuvent être payées tant qu’il ne les a pas passées au tamis de ses vérifications.

Le Bureau facturier du Département des dépenses de l’Agence comptable a réceptionné et traité près de 75 000 factures en 2018, qui sont adressées pour paiement à l’université ou à l’une de ses composantes. Après une soigneuse série de contrôles, ces factures sont visées et mises en paiement par le bureau des visas du même Département des dépenses.

« Il existe deux sortes de factures, explique Artur François Ferreira : les factures papier, et les factures dématérialisées. » Les premières arrivent au Bureau facturier par la Poste ou par le courrier interne. Elles sont systématiquement numérisées pour être transformées en fichiers images. Ces fichiers sont ensuite analysés par l’outil informatique dédié à la numérisation et au vidéo-codage, qui assure un premier niveau de vérifications : montant, fournisseur, numéro de Siret, mentions légales et numéro de bon de commande.

Factures manuscrites

« Étant données les formes et structures variées de factures, l’outil n’arrive pas forcément à tout lire de manière optimale. Il y a donc un second contrôle humain derrière. Nous vérifions les anomalies détectées ou manquantes et tout ce que l’outil n’a pas pu identifier. » Une fois la vérification faite et les modifications éventuelles, la facture est intégrée dans Sifac, à condition que le numéro de bon de commande ait été renseigné. Il est indispensable pour justifier les prestations facturées. S’il n’est pas renseigné, la facture est retournée au fournisseur. Si l’ordonnateur (celui qui décide la dépense) a bien établi le service fait, la facture poursuit alors son cheminement jusqu’au Bureau des visas, pour sa mise en paiement.

Les factures dématérialisées sont déposées sur un portail internet dédié (Chorus Portail Pro) au lieu d’être expédiées par la Poste. Les fournisseurs doivent déposer leurs factures en remplissant des champs spécifiques qui portent les principales informations contenues sur les factures. Grâce à cela, le traitement automatique, le repérage des anomalies, la réduction des coûts d’impression, d’envoi et le suivi des factures en temps réel jusqu’à leur mise en paiement se trouvent facilités et améliorés. « C’est la solution d’avenir. Théoriquement, toutes les factures devaient passer par cette voie dès 2020. Ce sera sûrement un grand pas à faire pour certain de nos fournisseurs qui nous envoient encore des factures manuscrites… »

De la rigueur

En poste à l’Agence comptable de l’université depuis avril 2018, Artur François Ferreira a connu un parcours professionnel varié dans le privé, avant de revenir à ses premiers choix (il a une formation initiale administrative et comptable) suite à une reconversion professionnelle. Après un temps d’adaptation nécessaire et inévitable (au fonctionnement de la comptabilité publique et aux acronymes liés à l’enseignement supérieur), il se sent à l’aise dans son poste à l’université. « Ce travail demande d’aimer les chiffres, d’être rigoureux, organisé, à l’aise avec les outils informatiques. C’est un peu routinier, parfois, mais cela ne me dérange pas pour l’instant. La routine est parfois cassée d’ailleurs par les contacts qu’on peut avoir avec les fournisseurs et les ordonnateurs. »

Le délai de paiement d’une facture est normalement de trente jours au maximum. Mais certaines problématiques peuvent gêner le traitement de la facture et retarder sa mise en paiement : changement de numéro de Siret non communiqué, jeu de facturation entre une maison-mère et sa filiale, absence de service fait… « Plus la facture est conforme et plus son traitement sera rapide. » Les problématiques génèrent de nombreux échanges avec les fournisseurs qui relancent le bureau facturier. Les gestionnaires sont aussi souvent en contact avec les ordonnateurs pour résoudre ces dysfonctionnements.

De loin, tout ce système de prise en charge des factures peut paraitre un peu compliqué et technique. « Il l’est, explique Artur François Ferreira. Mais c’est bien normal de réaliser tous ces contrôles pour éviter des erreurs, des escroqueries financières, des détournements d’argent public. » Une posture dont Artur François Ferreira est vraiment fier, en fait !

Caroline Laplane

En 2019, les finances c’est tendance !

Quelles sont les grandes dates du calendrier budgétaire ? Quelles sont les missions du Bureau facturier ? Quel rôle joue l’Agence comptable ? Vous en apprendrez plus en retrouvant un article dans un numéro de L’Actu sur deux, tout au long de 2019.

Après les métiers du numérique (2016-2017) et ceux de la Direction des affaires logistiques intérieures (2017-2018), L’Actu consacre cette année une nouvelle série d’articles aux métiers des finances. Comme les précédents, ces épisodes ont pour objectif de faire découvrir à l’ensemble de la communauté universitaire des activités méconnues, mal comprises ou parfois carrément invisibles, rouages essentiels pour faire tourner l’université.

 

« Créer de l’adhésion à l’Euro... Changer d'article  « Transformer le handicap en f...