Un nouveau responsable administratif de composante (RAC), surtout s’il vient d’un autre milieu professionnel que l’université, peut se sentir très seul dans les mois qui suivent sa prise de fonction. C’est en partant de ce constat que le réseau Ric-Rac a proposé un système de parrainage des nouveaux par les anciens.
Le réseau Ric-Rac a été créé fin 2015 pour permettre aux responsables administratifs de composantes de se connaître, de s’épauler et de travailler à des projets communs. « Très vite, la question de l’accompagnement des nouveaux RAC dans leur prise de poste s’est posée, explique Danièle Eck, responsable administrative de la Faculté de psychologie et animatrice du réseau. Nous avons donc travaillé sur la constitution d’un "kit de secours". On y trouve notamment l’essentiel des procédures informatiques et en ressources humaines. Bref, de quoi passer la première semaine. Mais ce n’était pas un accompagnement suffisant. »
Le réseau décide alors de mettre en place un système de parrainage des nouveaux RAC par les anciens, afin de permettre aux premiers de profiter de l’expérience et de la bonne connaissance de la « maison » des seconds. « Chaque année, il peut y avoir des changements, certains allant jusqu’à trois ou quatre nouveaux RAC, dont certains ont juste changé de composante et donc n’ont pas besoin de parrain. Ce n’est donc pas trop lourd à organiser. »
Un déjeuner et une liste de questions
Pauline Dudka a pris son poste de RAC de la Faculté des sciences de la vie à la rentrée 2016. Sa composante se trouvant géographiquement et, pour certains aspects d’enseignement, proche de celle de Danièle, celle-ci a proposé d’être sa marraine. « Cela a été très facilitant pour moi d’avoir un référent dans la maison, témoigne Pauline. Je venais de l’enseignement secondaire, où j’étais gestionnaire d’un collège. Je manquais un peu de repères à l’université et je ne connaissais personne. J’ai été particulièrement bien accueillie et intégrée au sein de l’équipe de direction de la faculté, mais ce n’est pas le rôle de mon doyen ou vice-doyen, des enseignants-chercheurs, de connaître les subtilités des procédures administratives. L’aide de Danièle a été précieuse, notamment pour comprendre le fonctionnement et les missions des services centraux. »
Pauline et Danièle ont décidé de déjeuner ensemble environ une fois par mois. « Pauline arrivait avec sa liste de questions et nous avions à la fois un temps d’échange convivial et un moment de travail. » Entre ces rencontres, Pauline pouvait appeler Danièle à tout moment. Celle-ci a fait l’effort de se rendre disponible le plus possible. Pauline estime que ce soutien a été vraiment nécessaire pour elle les six premiers mois, voire toute la première année de sa prise de poste.
« Indépendamment du parrainage, le fait d’être intégrée dès mon arrivée dans le réseau Ric-Rac a été aussi une chance », précise Pauline. La liste de diffusion permet en effet d’appeler le réseau à l’aide quand on coince sur quelque chose. Et les rencontres du réseau d’échanger expériences et bonnes pratiques, de repérer des compétences plus pointues des uns ou des autres qui pourront servir au groupe.
Le réseau Ric-Rac envisage d’ailleurs d’autres actions pour favoriser l’accueil et l’accompagnement des nouveaux responsables administratifs de composantes : une affaire à suivre…
Caroline Laplane