Université, composantes et services
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Le service facturier de l’université en place depuis le 29 avril

Centraliser le traitement des factures afin d’améliorer le délai de paiement des fournisseurs et la traçabilité des factures, c’est l’objectif du nouveau service facturier mis en place à l’Université de Strasbourg.

« Sur une année, 58 000 factures en provenance de prestataires externes sont traitées à l’université. Dans un premier temps, 18 000 d’entre elles seront prises en charge par le service facturier. L’objectif final est de traiter toutes les factures de l’université d’ici un an et demi à deux ans », explique Jean-François Kapps, agent comptable de l’université, qui a piloté ce projet.
Le service facturier est un concept d’organisation qui consiste à regrouper l’arrivée et le traitement de toutes les factures d’un établissement dans un service physique unique, le bureau facturier, installé au sein de l’agence comptable. La facture y est donc entièrement traitée au lieu de transiter, comme c’était le cas précédemment, par les composantes ou les pôles financiers mutualisés dans le cadre de Sifac. Les fournisseurs doivent donc prendre le pli d’adresser directement les factures à ce service, qui dispose d’ailleurs d’une boîte aux lettres dédiée à la Direction administrative de la logistique intérieure (Dali).
Dans un premier temps, le service facturier a démarré sur un périmètre limité à ces quatre pôles mutualisés Sifac, afin d’assurer une montée en charge progressive. Les pôles continuent à traiter les pièces justificatives complémentaires à la facture : contrat, convention, etc. Le service fait est validé à part, directement par la composante auprès du pôle mutualisé. L’état de la facture (payée ou non) est visible directement dans Sifac.
Six personnes ont été recrutées pour former l’effectif de ce bureau facturier. Une équipe motivée et formée, dont l’effectif sera ajusté en fonction de la charge de travail et de sa montée en puissance.

Passer à moins de dix jours

Le traitement des factures se fait au jour le jour. Le service facturier est chargé de sa mise en forme normative pour transmission au service de visa, puis à la comptabilité. Si la facture envoyée par le fournisseur est claire, que le bon de commande a été passé, que le service fait a été enregistré, le traitement pourra être très rapide. « On espère passer d’un délai moyen de paiement des factures d’un peu moins d’un mois, à moins de dix jours », précise Jean-François Kapps.
Un outil de numérisation viendra compléter le dispositif en juin. Développé avec l’Agence de mutualisation des universités et établissements d’enseignement supérieur et de recherche (Amue) pour plusieurs établissements, il n’est pas encore prêt. Il permettra de numériser les factures, ce qui a de nombreux avantages : les archiver, les faire circuler de manière dématérialisée, donc plus rapidement. Cela assure leur traçabilité. Il y a beaucoup moins de risque de perte.
Les fournisseurs de l’université ont été prévenus de ce changement d’organisation par deux courriers. Sur les bons de commande, les adresses de facturation ont été changées au profit de l’adresse du service facturier : si une facture arrive malgré tout dans un service, il faut tout simplement la transmettre au service facturier, et prévenir le fournisseur.

C.L.

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Ipag, une machine à concours exemplaire

L’Institut de préparation à l'administration générale (Ipag) de Strasbourg est réputé être l'un des plus difficiles de France. Il accueille 250 étudiants, sans concours d’entrée, ce qui serait un comble, mais par une sélection selon les notes et surtout la motivation.
Entretien avec Francesco De Palma, son directeur, qui justement trouvait que les points positifs de la composante et son équipe formidable n’étaient pas assez mis en valeur. L’Actu tente d’y remédier.

Qu’est-ce qu’un Institut de préparation à l'administration générale (Ipag) ?

L’Ipag est une composante mise en place par un décret de 1985 dont l’objectif était de fonder un sas entre l’université et la fonction publique. Aujourd’hui, on dénombre en France 24 Ipag et quatre Cpag (Centre de préparation à l'administration générale). Depuis trente ans, nous préparons aux concours, essentiellement de catégorie A. C’est notre mission principale. L’Ipag est une « machine à concours » et nous préparons des « bêtes de concours ». Nos étudiants ont des emplois du temps extrêmement chargés auxquels s'ajoutent des galops le samedi. Les concours des trois fonctions publiques (État, territoriale et hospitalière) se déroulent généralement sur deux trois jours avec trois à quatre épreuves par jour. Il faut les préparer à ce rythme soutenu.

Quelle est la particularité de l’Ipag de Strasbourg ?
Des entraînements aux épreuves écrites et orales de qualité, le meilleur suivi des étudiants et d’excellentes statistiques. L’Ipag de Strasbourg est exemplaire : notre taux d’insertion frôle les 90 % ! Nous avons développé une grande base de données, alimentée par un taux de suivi compris entre 65 et 80 % des étudiants. Le petit plus de cette année est le taux d’insertion des étudiants boursiers qui dépasse les 80% : l’ascenseur social fonctionne bien à l’Ipag. Notre public est hétérogène, issu de la diversité, titulaire d’un DUT, d’une licence, d’un master… venant d’histoire, de sociologie, de philosophie, de mathématiques, de droit. Arrêtons de croire que les concours sont réservés aux juristes ou IEPistes.
L’Ipag de Strasbourg se singularise aussi par son excellente méthode de préparation aux oraux avec un très bon taux d’admission : sur dix admissibles, huit sont admis. Cela s’explique notamment par nos partenaires de qualité : la Direction générale des finances publiques, le tribunal administratif de Strasbourg, le tribunal de grande instance, le rectorat, etc.

Quels sont les projets à court et moyen termes de l’Ipag de Strasbourg ?
Le projet à moyen terme est l’emménagement en 2015 au sein du Paps-PCPI1 dont la première pierre vient d’être posée à la mi-avril. En termes de surface, nous sommes gagnants. Nous pourrons accueillir davantage d’étudiants et, pourquoi pas, être ainsi le plus grand Ipag de France. Mais le plus important est que ce bâtiment regroupe les principaux experts des problématiques de l’administration publique. Nous serons également proches physiquement de l’Hôpital civil et nous bénéficieront ainsi des ressources, des compétences et des savoir-faire du milieu hospitalier, essentiels pour la préparation aux concours sociaux et hospitaliers.
Notre actualité immédiate concerne la nouvelle offre de formation, initiale et continue, à mettre en place. Elle se tourne beaucoup plus fortement vers le management public pour un meilleur ajustement aux concours de la fonction publique qui évolue vers un plus grand professionnalisme. L’Ipag de Strasbourg est apprécié et reconnu par rapport à ces innovations.

Quels sont les débouchés pour les étudiants de votre institut ?
Nos étudiants se tournent essentiellement vers les concours de l'État. Moins vers l'hospitalier ou la territoriale, pour des raisons de calendrier, de postes et... de salaires ! En moyenne, les fonctionnaires d'État sont mieux rémunérés que dans la territoriale. La situation est compliquée dans le milieu hospitalier qui reste méconnu. Avec la fonction publique d’État, l’étudiant, qui réussit son concours, est sûr d’avoir un poste alors qu’il faut en chercher un lorsqu’il réussit un concours territorial. Le ministère le plus prisé est celui de l’Économie et des Finances !
Les principaux débouchés sont donc des postes d’inspecteur des finances publiques, d’attaché territorial, d’attaché administration hospitalière, l'EN3S2, ou les IRA3. Beaucoup d’étudiants passent par l’Ipag et poursuivent par un master à la Faculté de droit, ou à l’IEP.

Propos recueillis par Fanny Del

1Pôle d'administration publique de Strasbourg et le Pôle de compétence en propriété intellectuelle
2École nationale supérieure de sécurité sociale
3Instituts régionaux d'administration

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Début du tour de France des campus à Strasbourg pour Geneviève Fioraso

Jeudi 11 avril, la ministre de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, Geneviève Fioraso, a choisi l’Université de Strasbourg pour lancer les « campus d’@venir » et signer officiellement une convention nationale de partenariat avec la Caisse des dépôts et consignations (CDC) au côté de son directeur, Jean-Pierre Jouyet.

Les quatre objectifs stratégiques de la convention « Campus d’@venir » sont de soutenir les universités dans leur modernisation en tenant compte des enjeux de développement durable, de les rendre accessibles à tous notamment en développant des logements étudiants, de promouvoir l’université numérique, et enfin de stimuler l’innovation et le transfert de technologie. Dans ce cadre, la CDC, banque publique, apportera un accompagnement renforcé en termes d’ingénierie et de financement.
Avant de signer cette convention notamment en présence des deux prix Nobel strasbourgeois, la ministre a pu se rendre compte par elle-même des travaux engagés et des outils développés en ce sens à l’Université de Strasbourg : pose des premières pierres du Pôle de compétence en propriété intellectuelle et du Pôle d’administration publique de Strasbourg, visite du chantier de rénovation de l’Institut Le Bel, découverte du Centre de culture numérique. 
Au cours de son discours, Geneviève Fioraso a annoncé sa volonté « de financer dès cette année les projets urgents et prioritaires à hauteur de 8 M€ » comme la rénovation de l’Institut Le Bel permettant de libérer la tour de chimie ou encore la maison universitaire internationale. Elle a également insisté sur la nécessité d’intégrer les collectivités territoriales « trop souvent oubliées dans les  tours de table des plans campus alors qu’elles en financent souvent plus d’un quart ».

A-I.B

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Visite de Geneviève Fioraso en images

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Documentation électronique : des tests pour faire connaître des ressources ou conforter leurs usages

Le Service commun de la documentation (SCD) vous propose actuellement de tester plusieurs ressources électroniques depuis le portail documentaire de l’Université de Strasbourg :

  • Revues médicales Bioscientifica’s : Endocrine-Related Cancer European, Journal of Endocrinology, Journal of Molecular Endocrinology Reproduction, Journal of Endocrinology et Reproduction : jusqu’au 28 juin 2013 ;
  • Revues médicales Karger : jusqu’au 28 juin 2013 ;
  • Base de données Political Science Complete : plus de 550 revues de sciences politiques en texte intégral, indexation et résumés de plus de 2 900 revues, plus de 340 ouvrages en texte intégral et 38 000 compte-rendus de conférences en texte intégral : jusqu’au 31 mai 2013 ;
  • Base de données ethnographique eHRAF World Cultures : livres, articles et thèses sur tous les aspects de la vie culturelle et sociale à travers le monde : jusqu’au 30 juin 2013 ;
  • Base de données en texte intégral eHRAF Archaeology : jusqu’au 30 juin 2013 ;
  • Base de données Classical Scores library : plus de 25 000 partitions de musique classique, tous genres et toutes périodes confondues : jusqu’au 15 juin 2013 ;
  • Ouvrages CAIRN de niveau recherche : e-books publiés par de grands éditeurs francophones en sciences humaines et sociales : jusqu’au 30 juin 2013

Ces opérations, proposées gratuitement par les éditeurs, permettent de faire connaître de nouvelles ressources et d’avoir un retour d’usage des publics potentiels. Pendant et à l’issue des tests, le SCD recueille les remarques des lecteurs ainsi que les statistiques de consultation. Ces tests participent à l’orientation de la politique d’acquisitions, et permettent dans tous les cas d’offrir l’accès à des contenus documentaires supplémentaires durant quelques semaines.

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Appel à projets Formation IdEx 2013

Cet appel à projets vise à renforcer l’excellence des formations de l’Université de Strasbourg, en soutenant des parcours et des programmes d’excellence dans le cadre de la mise en œuvre de son Initiative d’excellence (IdEx). Les dossiers sont à déposer le 27 mai 2013 au plus tard.

Décliné en deux volets, Accélération et Développement, cet appel d'offres propose cinq critères d’excellence : internationalisation, interdisciplinarité, enseignement par et pour la recherche, innovation pédagogique et réussite des étudiants.
Le volet Accélération est ouvert à toutes les composantes. Il doit permettre de soutenir des initiatives existantes ou en création qui seront lancées opérationnellement en octobre 2013 ou en cours d’année universitaire 2013-2014. Les dossiers sont à déposer pour le 27 mai 2013 au plus tard. Les décisions du Conseil des études et de la vie universitaire (Cévu) interviendront le 17 juin 2013. 
Le volet Développement, ouvert à toutes composantes, doit permettre de soutenir des projets novateurs, créatifs, précurseurs dans une offre de formation rénovée s’alignant sur les standards internationaux. Ces projets pourraient démarrer à la rentrée 2014 ou en cours d’année universitaire 2014-2015. Les manifestations d'intérêt sont à déposer avant le 27 mai 2013 pour des décisions de la commission ad-hoc du Cévu en juillet 2013.

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Mise à jour de la brochure sur les unités de recherche et les écoles doctorales

Suite à la mise en place du nouveau contrat quinquennal et à la réorganisation des laboratoires, la brochure sur les unités de recherche et les écoles doctorales de l’Université de Strasbourg vient d’être mise à jour.

La diffusion de ce document est en cours mais des exemplaires supplémentaires peuvent vous être adressés sur simple demande auprès de Déborah Aubry-Thomas au Service communication. Vous pouvez également retrouver la brochure sur le site web de l’université.
Par ailleurs, nous vous rappelons que le dépliant sur les composantes ainsi que celui sur les chiffres-clés 2012 sont toujours disponibles.

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ActUtv numéro 7

Les initiatives étudiantes sont à l'honneur pour ce septième numéro d'ActUtv. On y parle des conférences TEDx, du Raid d'Alsace et du cinquième High Five, la compétition sportive entre les Insa, organisée cette année à Strasbourg. On poursuit avec le prochain spectacle de l'Association de représentation théâtrale universitaire de Strasbourg (Artus), Reservoir Dogs d’après Quentin Tarantino. On revoit l'expo Deux ou trois choses que je fais en design et on fait un détour pour voir un cours de Lady style proposé par le Service des sports.

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Olympiades nationales de la chimie : remise des prix à l’ECPM

Les 29e Olympiades nationales de la chimie viennent de s’achever. Tous les élèves bas-rhinois qui se sont lancés dans cette grande aventure seront récompensés lors d’une cérémonie qui aura lieu à l’Ecole de chimie, polymères et matériaux (ECPM) de Strasbourg mercredi 15 mai de 14 h 30 à 16 h 30 dans l’amphi Forestier.

« Chimie et sport » était le thème, cette année, des 29e Olympiades nationales de la chimie. 2 077 candidats se sont affrontés dans toute la France et certains lycées à l’étranger. Après six mois de préparation sous forme d’exposés-conférences, de visites d’usines, de laboratoires et surtout de travaux pratiques, effectués les mercredis après-midi, les 36 élèves bas-rhinois ont passé les différentes épreuves, pratiques et théoriques, en février et mars, à l’ECPM, partenaire de l’événement.
Margaux Jacquet, élève au lycée agricole d’Obernai, a été désignée lauréate par un jury composé de professeurs agrégés des différents établissements participants et de maîtres de conférences de l’Université de Strasbourg. Elle a donc fait partie, avec Lauriane Schneider, lauréate du Haut-Rhin et élève au lycée Bartholdi de Colmar, des 42 lycéens qui ont disputé les épreuves nationales à la Maison de la chimie à Paris, les 10 et 11 avril derniers. Toutes deux se sont classées respectivement 26e et 17e du concours scientifique.
Créées conjointement par l’Union des industries chimiques (UIC), quelques grandes sociétés de la profession et le Ministère de l’éducation nationale, les Olympiades nationales de la chimie ont des objectifs clairs vis-à-vis des jeunes : les sensibiliser au grand monde de la chimie, la démystifier, afin qu’ils puissent l’intégrer dans leur cursus de formation ou dans leur parcours professionnel, et leur apporter des illustrations sur les applications de la chimie dans la vie quotidienne. 

Muriel Aubeneau

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La Direction informatique est à votre écoute

Dans le cadre de sa démarche qualité, la Direction informatique (DI) a lancé en juin 2012 une enquête de satisfaction auprès des personnels de l'université. Une présentation des résultats de l'enquête est disponible en ligne.

Quelques grandes tendances se sont dégagées de cette enquête : le taux de satisfaction global concernant les services est correct et surtout l'évolution de la qualité du service perçue par les utilisateurs est positive. Dans certains domaines, il reste des marges de progression et tous les commentaires ne sont pas tendres avec la DI. Les résultats de cette enquête ont été exploités et des actions d'amélioration ont été entreprises. 
Une grande part des utilisateurs jugeait que la DI ne communiquait pas assez. Un effort en terme de communication a donc été fait. Ainsi, cet article est le cinquième proposé par la DI dans L'Actu depuis le début de l'année 2013 et deux réunions de correspondants DI vont avoir lieu avant l'été. 
L'anti-spam était visiblement méconnu des utilisateurs. Une information a été faite à ce sujet par la direction de la DI et l'anti-spam sera activé par défaut pour les nouveaux utilisateurs. 

Un plan d'action pour lutter contre les lenteurs

Des lenteurs ont affecté et affectent encore un certain nombres d'applications ou services mis en œuvre par la DI (messagerie, agenda, répertoires partagés, etc.). Les diagnostics sont difficiles et sont réalisés en liaison avec nos prestataires. Ces travaux ont permis de mettre en place un plan d'action dont les premiers résultats sont positifs. Des améliorations sont encore nécessaires, pour cela le travail des équipes de la DI continue. 
Des utilisateurs de la composante de médecine se plaignant de ne pas savoir à qui s'adresser dans le domaine informatique, une convention de service est actuellement en cours de rédaction entre la DI et les facultés de médecine et dentaire. Cette convention devrait permettre de clarifier le périmètre des services, les responsabilités et de fournir un point d'entrée unique aux utilisateurs concernés.
Ce n'est qu'un début, une nouvelle enquête sera lancée en juin 2013. Vos réponses seront précieuses, car elles permettront de mesurer le chemin parcouru et d'identifier d'autres pistes d'amélioration. La priorité de la DI est de vous proposer les meilleurs services possibles.

  • Contact : Direction informatique - 14 rue René-Descartes - Strasbourg - site web

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L'étudiant de demain au cœur du séminaire Prospective & développement

Ce sont près de 70 personnes qui ont assisté au séminaire du 4 avril sur le thème « Quelle univer-cité pour l’étudiant de demain ? », introduit par Michel Deneken.

Catherine Trautmann a rappelé la vocation universelle de la ville de Strasbourg et son attachement à ses étudiants, en provenance du monde entier. Véritable « écrin urbain », l’université est un lieu de critique sociale et politique qui doit faire preuve d’ouverture.
C’est Nicole Gauthier, directrice du Cuej qui anime en seconde partie de programme la table-ronde réunissant Christiane Heitz, experte de Bologne 2007-2011, Philippe Portelli, directeur de la Direction des usages du numérique, Sibel Basaran, présidente de l’Unef Strasbourg, et Thibaut Klein, président de l’Afges Strasbourg. Le thème de l’étudiant connecté ne se réduit pas à la question de l’équipement mais interroge la pédagogie, le rôle de l’étudiant contributeur. L’acquisition de compétences facilitée par le développement des outils numériques tels que les MOOCs* révolutionne les modes traditionnels d’apprentissage et remet en question même le rôle de la diplomation.

Faciliter la mobilité

Si le processus de Bologne avait surtout pour objectif de promouvoir la mobilité et de construire l’espace européen de l’enseignement supérieur, le nombre d’étudiants en mobilité sortante est relativement faible à Strasbourg. La rédaction des fiches RNCP décrivant les compétences acquises pour chaque diplôme, la mise en place de majeures/mineures, la simplification des intitulés des diplômes comptent parmi les dispositifs destinés à faciliter tant la mobilité nationale qu’internationale. Christiane Heitz souligne en outre la forte dimension culturelle de la question de la mobilité et lance l’idée d’une UE sur le fonctionnement des Institutions européennes intégrée dans chaque cursus.
Le prochain séminaire Prospective & développement aura lieu le jeudi 6 juin 2013 à 9 h au Collège doctoral européen et aura pour thème « Un avenir pour les sciences humaines et sociales ? ».

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Réunions institutionnelles : calendrier 2012-2013

05/201306/2013
<strong>Conseil d'administration - CA</strong>
14h30 - Mardi
&nbsp;21&nbsp;25
<strong>Conseil des études et de la vie universitaire - Cévu</strong>
14h - Lundi
&nbsp;/&nbsp;17
<strong>Conseil scientifique - CS</strong>
14h30 - Mercredi
&nbsp;15&nbsp;26
<strong>Conférence des directeurs de composantes</strong>
14h30 - Mardi
&nbsp;14&nbsp;18

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Liens vers les lettres électroniques utiles